Prise de conscience, ce que j'ai réalisé avec le Foodcamp

Ce billet va surement être long. Peut-être trop même. Mais je crois que c'est le temps que je prépare ça pour moi. Un récapitulatif de ces 6 dernières années à préparer cette évènement à chaque année et à temps partiel. Un événement qui m'a fait grandir énormément, considérant que je me suis lancé dans cette aventure sans aucun filet et surtout sans vraiment d'expérience dans l'évènementiel. Peut-être que ce billet va aider les personnes qui ont le goût de se lancer dans ce genre d'aventure. Tant mieux si je vous donne un coup de pouce. 

L'idée de départ

Je dois remonter en 2011 à ce fameux billet de blogue où j'ai lancé cette idée un peu folle de réalisé un évènement gastronomique à Québec. Des présentation culinaires que l'on pouvait déguster "live". Une immersion complète durant une journée. Apprendre, manger, partager. Ça ne pouvait pas être plus clair comme mission. Une trentaine de commentaires plus tard, dont un de François Chartier, venait de me donner la motiviation pour tenter le coût. Je savais ce que je voulais faire, mais aucune idée comment le réaliser. Question de vraiment valider l'engouement, et je crois, sous l'effet d'une bulle au cerveau, j'ai mis en vente 100 billets sur eventbrite. 

Évidemment, j'avais effectué aucun calcul véritable sur les coûts potentiels et surtout, nullement envisagé d'avoir des commanditaires. J'ai donc décidé de vendre les billets 20$ en pré-vente. Les 100 billets ont trouvés preneurs en quelques jours. J'était carrément sur le cul. Je me suis dit « c'est cool, ça pogne au boute » et je me suis dit aussi « FUCK, faut vraiment j'organise ça et j'ai jamais fait ça ». 

Organiser le premier Foodcamp de Québec

Bon, des billets de vendus, pas de chef, pas de salle, pas d'équipe. Rien. J'avais pas le choix de me bouger le cul. 

J'avais reçu quelques courriels de personnes intéressé à se joindre à l'équipe pour créer l'événement. J'ai donc effectué une petite sélection de 4 personnes pour une petite rencontre et valider les intérêts de chacuns. En bout de ligne, 2 personne ont décidés de ne pas joindre le tout, et une nouvelle personne s'est pointée. Nous étions donc 4 pour la coordinnation de l'évènement. Je pourrais décrire les tâches comme ceci pour chaque personne. 

• Gestion des commandites / Gestion des chefs 
• Communications / RP 
• Gestion des éléments promo / site web / Gestion exposants
• Finances / Bénévoles

Les tâches n'étaient pas définie de façon formelles. Un peu de toute l'équipe touchait à tout durant la préparation de l'évènement mais chaque personne savait ce qu'elle avait à faire. 

La salle

Pour la salle, c'est un peu tombé du ciel lorsque j'ai reçu un courriel d'une personne du Château Laurier qui mentionnait un intêret que l'on produise l'événement dans son hôtel. Nous avions une salle de 300 places, une zone pour les exposants, une cuisine très proche, une salle pour la préparation des bouchées, une salle pour notre équipe. C'est juste parfait pour cette première édition. 

Trouver des chefs

Il restait les chefs à trouver. Donc, comme un vrai "no name" avec un évènement qui n'a jamais existé, je devais convaincre des chefs de venir faire une démonstration, et leur demander de faire plus de 300 bouchées (à leurs frais). Je ne m'attendais pas à avoir des chefs gratuitement et je savais que je devais compenser monétairement pour ces bouchées. Le calcul devait se faire pour calculer le coût des billets restants car je voulais environ 8 chefs pour la journée. 

C'est donc un par un que j'ai tenté des approches par courriels / téléphones / rencontres en expliquant mon idée et ce que je souhaitais réaliser. François Blais du Bistro B a été le premier à me donner son accord. Une petite victoire personnelle. Par la suite, les autres chefs ont accepté au fur et à mesure. Mon plus gros défi a été de faire venir Dany St-Pierre qui devait se déplacer de Sherbrook. Après quelques appels téléphoniques, ce fut un oui. 

Exposants et commandites

Pour les exposants le bouche a oreille a fait un boulot merveilleux. Facebook aussi a été parfait pour annoncer la place disponible pour une dizaine d'exposants. Rapidement les tables furent complètes. 

Au départ je n'avais pas planifier le besoin de commandite, l'objectif n'était pas de faire de l'argent avec ça. Ici aussi, on dirait que le bouche a oreille a fait son petit bonhomme de chemin. Je dois admettre que j'ai été chanceux car évidemment, c'était un point essentiel pour la réussite de l'évènement. Les dépenses à l'horizon étaient tout de même nombreuses et évidemment, je ne voulais pas être en dessous de zéro. Nous n'avions pas de plan de commandite clair, mais face au besoin, un plan de base a été fait. Par la suite tout a été déterminé en discutant avec les responsables de chaque partenariat. 

Le jour du premier Foodcamp

Il arriva à grand pas et très rapidement. C'est fou comment le temps passe vite quand tu sais que 300 personnes ont acheté un billet et que ceux-ci espère vivre une belle journée. Difficile d'anticiper les problèmes qui pouvaient se pointer. À ma plus grande surprise, tout s'est déroulé comme sur des roulettes. Que l'on parle de l'arrivée des gens, les exposants, les présentations des chefs, les commandites, tout s'est bien passé. Chaque personne que l'on croisait nous disait comment ils n'auraient jamais douté que c'était la première fois que le Foodcamp ce passait. De quoi crinquer pour la seconde édition! 

Et c'est quoi la prise de conscience ?

Je crois que je suis trop modeste, ou j'ai peut-être juste de la misère à croire au succès. Mais partir de zéro et de monter une équipe et travailler à monter l'évènement que j'avais en tête s'avère tout de même un défi de taille. Je rajoute la variable que tout a été géré les soirs et les weekends. La couverture médiatique avait été incroyable pendant l'évènement sur les réseaux sociaux et après, dans les médias traditionnels. Partir de rien et monter un premier évènement de ce genre et être un succès sur toute la ligne, je n'aurais pu demander mieux. Bref, je n'ose pas trop, mais j'ai de quoi être fière. 

La suite des choses a apporter aussi son lot de défis et d'apprentissage, plus les années ont passées, plus l'évènement des devenus populaire. Les ventes des billets crées maintenant un engouement incroyable, et ceux-ci se vendent en quelques jours. Nous avons connus des pré-ventes où les billets s'envolaient en 5 minutes et le reste en quelques jours. Jamais aucune publicité n'a été effectué au fil des années. Le bouche a oreille aura toujours été la meilleure arme. Je crois que je pourrais continuer encore un moment, et je dirais même que ça va mériter un second billet sur toute cette évolution. 

Un petit souvenir en vidéo. Pour la première année, le budget ne permettait pas d'avoir un caméraman sur place. Ce vidéo est donc celui de la 2e édition. D'autres vidéos sont disponibles directement sur YouTube.